Howtos

In diesem Kapitel erhalten Sie einige Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Einrichtung Ihrer Telefonanlage.

1.1 Erste Schritte mit dem Webinterface

Die Ersteinrichtung des Webinterfaces finden Sie im Handbuch.

1.2 Erweitern des Wählplans - Erstellen von Sequenzen

Nachdem die Ersteinrichtung des Webinterface durchgeführt wurde, besitzt die Telefonanlage definierte Nebenstellen, Leitungen, eingehende und ausgehende Routen. Die grundlegende Funktionalität der Telefonanlage ist somit konfiguriert.

Ein beispielhafter Wählplan ist nachfolgend dargestellt. Jeder Wählplanrufnummer ist nur eine Nebenstelle zugeordnet.

Abbildung: Wählplan

Zur Erweiterung der Funktionalität unter einer Wählplanrufnummer, müssen Module, wie z.B. Zeitsteuerung, Rufgruppen oder Anrufbeantworter, definiert werden. Diese Module können der Wählplanrufnummer hinzugefügt werden und somit den Wählplan erweitern.

Ausgehend vom oben genannten Beispiel soll die Wählplanrufnummer 100 dahingehend erweitert werden, dass bei Anruf zwischen 10 Uhr und 12 Uhr nicht die Nebenstelle Lager 100 gerufen, sondern ein Anrufbeantworter geschaltet wird. Um dieses Szenario zu erreichen, muss ein Anrufbeantworter und eine Zeitsteuerung von 10 Uhr bis 12 Uhr konfiguriert werden.

1.2.1 Anrufbeantworter definieren

Im Modul Anrufbeantworter wird ein neuer Anrufbeantworter definiert.

Abbildung: Neuer Anrufbeantworter

Abbildung: Übersicht des Anrufbeantworter-Moduls

1.2.2 Zeitsteuerung definieren

Im Modul Zeitsteuerung definieren wir eine neue Zeitsteuerung mit der Zeit von 10 Uhr bis 12 Uhr und die Zielwählplanrufnummer, auf die während dieser Zeit gesprungen wird. In unserem Fall ist dies der Anrufbeantworter (Wählplanrufnummer 999).

Abbildung: Zeitsteuerung definieren

1.2.3 Wählplanrufnummer 100 erweitern

Die zuvor erstellte Zeitsteuerung wird nun der Wählplanrufnummer hinzugefügt 100 hinzugefügt. Klicken Sie hier neben der Wählplanrufnummer 100 auf .

Abbildung: Hinzufügen von Modulen zum Wählplan

Wählen Sie nun das Zeitsteuerungs-Modul "Anrufbeantworter 10-12 Uhr" aus.

Abbildung: Modul Zeitsteuerung auswählen

Die Zeitsteuerung "AB 10-12" ist jedoch noch nicht aktiv, da immer noch die Nebenstelle Lager <100> zuerst gerufen wird. Daher muss die Reihenfolge getauscht werden.

Abbildung: Übersicht nach Hinzufügen der Zeitsteuerung

Klicken Sie nun auf  und verschieben das Zeitsteuerungs-Modul mit  nach oben.

Abbildung: Ändern der Sequenz-Reihenfolge

Damit ist die Funktionalität der Wählplanrufnummer erweitert worden. Durch Klicken auf "Konfiguration übernehmen" wird die Änderung übernommen.

Abbildung: Konfiguration übernehmen

1.3 Anrufbeantworter konfigurieren und besprechen

Auf Anrufbeantwortern kann der Anrufer Nachrichten für den Angerufenen hinterlassen. In dieser Schritt für Schritt Anleitung werden die Möglichkeiten dargestellt, Anrufbeantworter zu konfigurieren und zu besprechen.

1.3.1 Anrufbeantworter mit integrierter Ansage

Diese Möglichkeit erstellt einen Anrufbeantworter, bindet diesen in den Wählplan ein und aktiviert eine Standard-Systemansage. Diese Ansage kann durch eine Taste am Telefon ausgetauscht werden. Aufgesprochene Nachrichten können über die "Anrufbeantworterabfrage" abgehört und gelöscht werden.

1.3.1.1 Anrufbeantworteranfrage einer Wählplanrufnummer hinzufügen

Sofern noch nicht geschehen, sollte eine neue Wählplanrufnummer erstellt und diese mit dem Modul "Anrufbeantworterabfrage" verknüpft werden.

Abbildung: Neue Wählplanrufnummer anlegen

Nachdem die Wählplanrufnummer erstellt wurde, klicken Sie auf  zum Hinzufügen von Objekten.

Abbildung: Anrufbeantworterabfrage hinzufügen

In der Übersicht ist nun die Verknüpfung sichtbar.

Abbildung: Wählplanübersicht

Nachdem die Konfiguration über den oberen roten Balken übernommen wurde, kann jedes angeschlossene Telefon durch Wählen der Rufnummer "998" die Anrufbeantworterabfrage erreichen.

1.3.1.2 Anrufbeantworter anlegen

Legen Sie nun einen Anrufbeantworter mit dem Typ "Ansage und Aufnahme" an.

Der Anrufbeantworter enthält eine Standard-System-Ansage.

Detaillierte Informationen zu den Parametern erhalten Sie im Kapitel Anrufbeantworter des Handbuchs.

Die Anrufbeantworternummer (5555) und das Passwort (1234) wird bei der Anrufbeantworterabfrage benötigt.

Abbildung: Anrufbeantworter anlegen

Übernehmen Sie nun die Konfiguration durch den oberen roten Balken.

1.3.1.3 Anrufbeantworter im Wählplan verknüpfen

In unseren Beispiel, soll der Anrufbeantworter 60 Sekunden nach der Nebenstelle "Buchhaltung" den Anruf annehmen oder im Falle die Nebenstelle ist besetzt. Also klicken wir auf , um den Anrufbeantworter hinzuzufügen.

Abbildung: Hinzufügen von Objekten im Wählplan

Wählen Sie den zuvor angelegten Anrufbeantworter aus und wählen "Absenden".

Abbildung: Anrufbeantworter hinzufügen

In der Übersicht ist nun der Anrufbeantworter hinter der Nebenstelle "Buchhaltung" hinzugefügt.

Abbildung: Anrufbeantworter eingefügt

1.3.1.4 Auswechselbare Ansage per Taste am Telefon definieren

Um die Ansage des Anrufbeantworters auszutauschen, muss diese Taste einer Wählplanrufnummer zugeordnet werden.

Erstellen Sie hierzu eine neue Wählplanrufnummer und fügen die Taste zum Anrufbeantworter hinzu.

Abbildung: Wählplanrufnummer erstellen

Abbildung: Taste des Anrufbeantworters hinzufügen

Nach dem Absenden und Übernehmen der Konfiguration, ist Ihr Anrufbeantworter mit Ihrer Ansage hinter der Nebenstelle "Buchhaltung" aktiv.

Sie können die Ansage jederzeit über Rufnummer "955" ändern. Sie erhalten ein sprachgeführtes Menü, um die Ansage auszutauschen.

Abbildung: Taste des Anrufbeantworters in der Übersicht

Die Rufnummer 955 kann nun als BLF-Taste am Telefon eingetragen werden.

Abbildung: Taste des Anrufbeantworters als BLF im Telefon

1.3.2 Anrufbeantworter mit vorgeschalteter Ansage

Diese Möglichkeit erstellt einen Anrufbeantworter und eine Ansage und bindet diese in den Wählplan ein.

1.3.2.1 Anrufbeantworter anlegen

Legen Sie zuerst einen Anrufbeantworter vom Typ "Nur Aufnahme" an. Detaillierte Informationen zu den Parametern erhalten Sie im Kapitel Anrufbeantworter.

Abbildung: Anrufbeantworter anlegen

1.3.2.2 Aufnehmen oder Hochladen von Ansagen

Sie können selbstproduzierte Ansage/Audio-Dateien (im .wav oder mp3.-Format) über den Dateimanager hochladen oder direkt an einem angeschlossenen Telefon aufnehmen. Wählen Sie hierzu den Funktionscode für "Ansagen aufnehmen" aus dem Modul Allgemeine Einstellungen. Dieser ist werksmäßig "#2".

Wählen Sie "#2" an einem angeschlossenen Telefon, sprechen Sie Ihre Ansage auf und folgen der Menüführung. Die Ansage ist danach im Dateimanager im Format "Aufnahme_Datum_Uhrzeit" zu finden.

Abbildung: Ansage im Dateimanager

Bitte bearbeiten Sie die Ansage/Audio-Datei und geben ihr einen aussagekräftigen Namen. In unserem Beispiel wurde der Name auf "AB_Ansage.sln" geändert.

Abbildung: Ansage mit aussagekräftigem Namen

1.3.2.3 Das Ansagen-Modul

Damit die Ansage/Audio-Datei für unseren Anrufbeantworter verwendet werden können, müssen sie einer Ansage aus dem Ansagen-Modul hinzugefügt werden.

Daher erstellen wir nun eine Ansage, in dem wir im Ansagen-Modul auf "Neue Ansage" klicken und einen Namen vergeben.

Abbildung: Ansage

Nach dem "Absenden" ist unsere Ansage ("Ansage für AB") in der Übersicht zu sehen. Nun fügen wir die zuvor im Dateimanager erstellte Ansage/Audio-Datei über  hinzu.

Abbildung: Ansage/Audio-Datei hinzufügen

Nach dem Absenden ist die Ansage mit der hinzugefügten Datei sichtbar.

1.3.2.4 Ansage und Anrufbeantworter im Wählplan verknüpfen

In unseren Beispiel, soll der Anrufbeantworter 20 Sekunden nach der Nebenstelle "Buchhaltung" den Anruf annehmen. Also klicken wir auf , um die Ansage und Anrufbeantworter hinzuzufügen.

Abbildung: Hinzufügen von Objekten im Wählplan

Wählen Sie den zuvor angelegten Anrufbeantworter (AB2) und die Ansage (Ansage für AB) aus und wählen "Absenden".

Abbildung: Ansage und Anrufbeantworter hinzufügen

In der Übersicht ist nun die Ansage und der Anrufbeantworter hinter der Nebenstelle "Buchhaltung" hinzugefügt.

Abbildung: Ansage und Anrufbeantworter eingefügt

1.3.2.5 Ansage und Anrufbeantworter aktivieren

Nun müssen wir die Ansage aktivieren, die Rufzeit der Nebenstelle "Buchhaltung" auf 20 Sekunden und die Reihenfolge von Anrufbeantworter und Ansage abändern. Hierzu bearbeiten wir die Wählplanrufnummer "300", tragen im Feld Rufzeit der Nebenstelle "Buchhaltung" eine "20" ein und klicken auf  neben der Ansage, um sie vor den Anrufbeantworter zu setzen.

Bitte aktivieren (grün) Sie die Wählplanoption "s" neben dem Anrufbeantworter. Damit wird die Systemansage des Anrufbeantworters deaktiviert.

Abbildung: Wählplanrufnummer bearbeiten

Nach dem Absenden und Übernehmen der Konfiguration, ist Ihr Anrufbeantworter mit Ihrer Ansage hinter der Nebenstelle "Buchhaltung" aktiv.

Nach dem die Nebenstelle "Buchhaltung" 20 Sekunden gerufen wurde, erfolgt die Ansage, als letztes lediglich ein Piep-Ton und die Aufnahme der Nachricht.

1.4 Persönliche Nebenstellen (One Number Concept)

Persönliche Nebenstellen werden dazu verwendet, um unter einer Rufnummer mit einer oder mehreren Nebenstellen (Telefonen) erreichbar zu sein. Anrufe von diesen Nebenstellen senden die selbe Rufnummer mit, um einen einfachen Rückruf zu gewährleisten. Die Persönlichen Nebenstellen können mit Weiterleitungen (z.B. auf Mobiltelefone) oder durch Anrufbeantworterschaltungen erweitert werden.

Diese Einstellungen können über das "Persönliche Nebenstellen"-Menü durch den Benutzer am Telefon geändert werden. Aktive persönliche Nebenstellen werden auch bei der ClicktoDial-Funktionalität z.B. im Telefonbuch verwendet.

Diese Anleitung befasst sich mit der Erstellung von Benutzern und Konfiguration Ihrer persönlichen Nebenstellen, Weiterleitungen und des persönlichen Anrufbeantworters.

1.4.1 Login als Administrator

Loggen Sie sich als Administrator ein.

Abbildung: Anmelden am Webinterface

1.4.2 Vorbereitung einer oder mehreren Nebenstellen

Die Voraussetzung für die Einrichtung persönlicher Benutzer-Nebenstellen ist die Definition eines oder mehreren SIP- oder IAX2-Endgeräten.

Zum Anlegen von Nebenstellen klicken Sie bitte im Menü auf "Nebenstellen".

Abbildung: Nebenstellen im Menü

1.4.3 Art der Nebenstelle wählen

Klicken Sie dazu auf "Neue SIP Nebenstelle".

Abbildung: Reiter Neue SIP-Nebenstelle

1.4.4 Neue Nebenstelle erstellen

Tragen Sie einen Anzeige- und Account-Namen der Nebenstelle, ein dazugehöriges Passwort und eine Nebenstellennummer ein.

Lassen Sie hier das Feld "Wählplaneintrag erstellen" leer.

Abbildung: Daten für SIP-Nebenstelle

Bitte erstellen Sie nun weitere Nebenstellen nach diesem Vorgehen.

1.4.5 Nebenstellen im Überblick

Wir haben in unserem Beispiel zusätzlich die Nebenstellen Tel200 und Tel300 erstellt.

Abbildung: Nebenstellen in Überblick

1.4.6 Anlegen von Benutzern

Im nächsten Schritt legen wir einen neuen Benutzer an. Klicken Sie im Menü "System" > "Benutzer und Rechte" auf "Neuer Benutzer".

Abbildung: Benutzer und Rechte

1.4.7 Benutzerdaten eintragen

Tragen Sie den gewünschten Namen und ein Passwort für den neuen Benutzer ein. Legen Sie dann den Status des Benutzers fest. Für diese Anleitung wird ein awi-Benutzer "DemoUser" mit eingeschränkten Benutzerrechten angelegt.

Dem Benutzer werden die drei Nebenstellen aus dem System zugeordnet (Tel100, Tel200, Tel300 / Mehrfachauswahl mit Strg). Diese Nebenstellen kann der Benutzer aktiv schalten, wenn er unter einer oder mehreren Nebenstellen erreichbar sein will.

Es wird zusätzlich eine Wählplanrufnummer "101" erstellt und mit diesem "Persönlichen Nebenstellen"-Modul des Benutzers verknüpft. Wird die Rufnummer "101" von einem anderen Telefon angerufen, klingeln alle aktiven persönlichen Nebenstellen des Benutzers.

Abbildung: Daten für neuen Benutzer

Da noch keine Nebenstellen aktiv geschlaten sind, holen wir dies im nächsten Schritt nach.

1.4.8 Persönliche Nebenstellen aktiv schalten

Nach dem Absenden gelangen wir in das "Persönliche Nebenstellen"-Modul des Benutzers.

Hier werden die zugeordneten Nebenstellen (rot) angezeigt. Bitte aktivieren (grün) Sie eine oder mehrere Nebenstellen durch einen Klick auf die Nebenstelle und drücken auf "Absenden".

Grau hinterlegte Nebenstellen werden von anderen Benutzern derzeit verwendet. Diese Nebenstellen können für diesen Benutzer nicht aktiviert werden.

Der Benutzer kann die aktive Nebenstelle direkt am Telefon über ein Telefonmenü ändern. Dieses Telefonmenü erfordert eine PIN. Sie können die vorgeschlagene PIN übernehmen oder eine eigene PIN für den Benutzer hinterlegen.

In unserem Beispiel wird für den Benutzer "DemoUser" die Nebenstelle "Tel100" aktiviert und die PIN "8488" hinterlegt.

Abbildung: Persönliche Nebenstellen des Benutzers

Bitte übernehmen Sie die Konfiguration durch Klicken auf den roten blinkenden Knopf.

1.4.9 Benutzerübersicht

In der Übersicht der Benutzer ist nun unser "DemoUser" mit seinen zugeordneten Nebenstellen zu sehen. Inaktive Nebenstellen werden auch in dieser Übersicht in rot dargestellt, aktive in grün.

Sie können das "Persönlichen Nebenstellen"-Modul des Benutzers durch einen Klick auf  erreichen.

Abbildung: Übersicht der Benutzer

1.4.10 Persönliche Nebenstellen des Benutzers im Wählplan

Ein Blick in den Wählplan zeigt uns die Zuordnung des "Persönlichen Nebenstellen"-Moduls von "DemoUser" zur Wählplanrufnummer "101".

Sobald die Wählplanrufnummer "101" von einem anderen Telefon angerufen wird, klingelt die aktive Nebenstelle "Tel100" des Benutzers.

Abbildung: Persönliche Nebenstellen des Benutzers im Wählplan

1.4.11 Weitere Einstellungen im Modul Persönliche Nebenstellen

Das Modul "Persönliche Nebenstellen" ermöglicht noch weitere Einstellungen, die durch den Benutzer verändert werden können.

Abbildung: Weitere Einstellungen

1.4.11.1 Persönliche Nebenstellen: Weiterleitungen

In diesem Menüpunkt können externe Rufnummern (z.B. Mobilfunkrufnummern) des Benutzers als persönliche Nebenstelle angelegt werden. Klicken Sie hier auf , geben die gewünschte Rufnummer ein und drücken auf "Absenden".

Achtung: Ist ein Präfix für ausgehende Routen im System definiert, muss dieser der Rufnummer vorangestellt werden.

In unserem Beispiel legen wir eine Weiterleitung mit der Rufnummer "01731234567" an.

Abbildung: Weiterleitungen

Diese Weiterleitung ist nun im "Persönliche Nebenstellen"-Modul des Benutzers zu finden und kann aktiv (grün) geschalten werden.

Abbildung: Weiterleitung als aktive Nebenstelle

Nun klingeln bei einem Anruf auf unsere Wählplanrufnummer "100" die Nebenstellen "Tel100" und "01731234567" des Benutzers "DemoUser".

1.4.11.2 Persönliche Nebenstellen: Anrufbeantworter

In diesem Menüpunkt können Benutzer Ihren persönlichen Anrufbeantworter konfigurieren und besprechen.

Folgende Voreinstellungen können vom Benutzer durchgeführt werden:

• Anrufbeantworter sofort: Ist dieser Haken gesetzt und der Anrufbeantworter aktiviert, nimmt bei einem Anruf auf das "Persönliche Nebenstellen"-Modul des Benutzers der Anrufbeantworter den Anruf sofort entgegen.
• Anrufbeantworter bei besetzt oder nach XX Sek. Rufzeit: Ist dieser Haken gesetzt und der Anrufbeantworter aktiviert, nimmt bei einem Anruf auf das "Persönliche Nebenstellen"-Modul des Benutzers der Anrufbeantworter den Anruf bei besetzt oder nach XX Sek. Rufzeit entgegen.
• Anrufbeantworter nach Zeitraum: Ist dieser Haken gesetzt und der Anrufbeantworter aktiviert, nimmt bei einem Anruf auf das "Persönliche Nebenstellen"-Modul des Benutzers der Anrufbeantworter den Anruf innerhalb des angegebenen Zeitraumes entgegen.
• Nachrichten an Emailadresse versenden: Ist dieser Haken gesetzt und eine Email-Adresse eingetragen werden aufgenommene Nachrichten in das .mp3-Format konvertiert und an die angegebene Email-Adresse versendet. Ist nur diese Option aktiviert, werden die Nachrichten nicht auf der Telefonanlage gespeichert.
• Nachrichten am Telefon abhören: Ist dieser Haken gesetzt, werden die Nachrichten auf dem System gespeichert und müssen per Hand über das Telefonmenü gelöscht werden. Das Telefonmenü zum Abhören und Löschen der Nachrichten kann durch Anwahl der angegebenen Rufnummer "*XX*" (z.B. *13*) erreicht werden.
• Eigene Ansage am Telefon aufnehmen: Ist dieser Haken gesetzt, kann die voreingestellte Systemansage durch eine persönliche Ansage das Benutzers ersetzt werden. Die Aufnahme direkt an einem zugeordneten Telefon des Benutzers erfolgt durch Anwahl der angegebenen Rufnummer "*XX*" (z.B. *23*).

Bitte bestätigen Sie die Angeben durch "Absenden" und Übernahme der Konfiguration.

Abbildung: Anrufbeantworter

Der Anrufbeantworter kann über das Webinterface oder durch das Menü "Personliche Nebenstellen" aktiviert bzw. deaktiviert werden.

1.4.11.3 Persönliche Nebenstellen: Einstellungen

Sämtliche aktiven persönlichen Nebenstellen eines Benutzers sind unter einer Rufnummer erreichbar. Daher müssen alle aktiven persönlichen Nebenstellen des Benutzers bei internen und externen Anrufen die selbe Absenderrufnummer mitsenden.

Unter dem Menüpunkt "Einstellungen" können Benutzer Ihre Absenderrufnummern anpassen.

Die Interne Absenderrufnummer wird bei Anrufen auf andere Telefone an der Telefonanlage mitgesendet. Beim Anlegen des Benutzer und Verknüpfung mit einer Wählplanrufnummer wird die interne Absenderrufnummer gleich der verknüpften Wählplanrufnummer automatisch angelegt (in unserem Beispiel die 101).

Die externe Rufnummer kann aus dem Pool der vorhandenen Rufnummern des Festnetzanschlusses hinterlegt werden. Bitte verwenden Sie hier das internationale Format 0049XXXXXX. Ist keine Rufnummer eingetragen, wird automatisch die Rufnummer der Leitungen verwendet.

Wie bei normalen Nebenstellen, können auch bei persönlichen Nebenstellen folgende Einstellungen durchgeführt werden:

• Email-Adresse: An diese Email-Adresse werden Nachrichten der nachfolgenden Parameter gesendet. (Voraussetzung ist die Konfiguration des Email-Versandes in den Systemeinstellungen).
• Faxempfang aktivieren: Ist eine Email-Adresse definiert und dieser Parameter aktiviert, empfängt diese Nebenstelle Faxe und leitet sie an die Email-Adresse weiter. (Voraussetzung ist die Aktivierung der SIP Fax Detection im Modul Allgemeine Einstellungen des Email-Versandes in den Systemeinstellungen.
• Email bei Besetzt: Ist eine Email-Adresse definiert und dieser Parameter aktiviert, versendet die Telefonanlage Emails, wenn ein Anrufer die Nebenstelle nicht erreichen konnte, weil sie im Gespräch war. Der Inhalt der Emails lässt sich über das Modul Email-Vorlagen ändern.
• Email bei verlorenem Anruf: Ist eine Email-Adresse definiert und dieser Parameter aktiviert, versendet die Telefonanlage Emails, wenn ein Anrufer die Nebenstelle nach längerem Rufen nicht erreichen konnte.
• Email bei Weiterleitung: Ist eine Email-Adresse definiert und dieser Parameter aktiviert, versendet die Telefonanlage Emails, wenn ein Anruf an dieser Nebenstelle weitergeleitet wurde (über das Webinterface oder am Endgerät selbst).
• Email, wenn keine AB-Nachricht: Ist eine Email-Adresse definiert und dieser Parameter aktiviert, versendet die Telefonanlage Emails, wenn ein Anrufer die Nebenstelle nicht erreichen konnte und keine Anrufbeantworter-Nachricht hinterlassen hat. Vorraussetzung ist die Definition eines Anrufbeantworters hinter die Nebenstelle im Wählplan.
• Gespräche mitschneiden: Ist diese Funktion aktiviert, werden sämtliche Gespräche (eingehend, wie ausgehend) dieser Nebenstelle mitgeschnitten. Die Gesprächsmitschnitte können im Modul Gesprächsdaten ausgewertet werden.
• Kanal beantworten: Ist diese Funktion aktiviert, werden sämtliche Anrufe schon vor Klingeln der Nebenstelle beantwortet.
• Nur ein Gespräch zulassen: Ist eine Nebenstelle im Gespräch, werden keine weiteren Nebenstellen angewählt, sondern im Wählplan weitergesprungen (Anklopfen-Funktion).
• Berechtigungen: Berechtigungen erlauben der persönlichen Nebenstelle gar nicht, intern oder ins Festnetz zu wählen (Möglichkeiten: Nebenstelle darf nach extern, nach international, in Mobilfunk-Netze und/oder Servicerufnummern wählen)

Abbildung: Einstellungen

1.4.12 Das Telefon-Menü der Persönlichen Nebenstellen

Das Menü der "Persönlichen Nebenstellen" dient zur Umschaltung der aktiven Nebenstelle oder zur Aktivierung/Deaktivierung des Anrufbeantworters direkt an einem zugeordneten Telefon oder als Verknüpfung zu einer Rufnummer (im Modul eingehende Routen) zur Umschaltung von extern.

Damit das Menü verwendet werden kann, muss es mit einer Wählplanrufnummer verknüpft werden. Klicken Sie im Menü auf "Wählplan" und "Neue Rufnummer".

Geben Sie eine neue Wählplanrufnummer ein (z.B. 999) und drücken auf "Absenden".

Abbildung: Neue Wählplanrufnummer erstellen

Fügen Sie über das grüne Plus-Symbol dieser Wählplanrufnummer das "Menü: Pers. Nebenstellen" hinzu und übernehmen die Konfiguration.

Abbildung: Zuweisung des Menüs zu einer Wählplanrufnummer.

Das Menü kann nun von zugeordneten Nebenstellen des Benutzers angerufen werden (z.B. Rufnummer 999). Es verlangt den PIN des Benutzers (in unserem Beispiel 8488).

Die PIN-Abfrage kann umgangen werden, indem das Telefonmenü mit der <Wählplanrufnummer> * <PIN> (z.B. 999*8488) angewählt wird. Diese Funktionalität kann auch als BLF-Tasten am Telefon definiert werden.

1.4.12.1 Optionen des Telefon-Menüs

Das Telefonmenü ermöglicht folgende Optionen:

• Auswahl "0": Die Nebenstellen, die im Webinterface aktiv geschalten wurden, werden als "Ursprungszuordung" bezeichnet. Durch Drücken der Taste "0" wird die ursprüngliche Auswahl aus dem Webinterface wieder hergestellt.
• Auswahl "1-97": Im Modul "Persönliche Nebenstellen" des Benutzers werden alle zugeordneten Nebenstellen in der 1. Spalte durchnummeriert. Durch Drücken der jeweiligen Taste wird diese Nebenstelle aktiv geschalten.

Abbildung: Nummerierung der zugeordneten Nebenstellen

• Auswahl "98": Durch Betätigen dieser Taste kann der persönliche Anrufbeantworter aktiviert bzw. deaktiviert werden.
• Auswahl "99": Abhören des persönlichen Anrufbeantworters.

1.4.13 Einloggen als Benutzer

Die oben genannten Einstellungen im Webinterface können nur durch einen Administrator durchgeführt werden. Die persönlichen Nebenstellen des Benutzers können durch den Benutzer direkt am Webinterface vorgenommen werden.

Tragen Sie die Benutzerdaten (z.B. von unserem DemoUser) ein und klicken Sie auf "Absenden", um sich als dieser Benutzer einzuloggen.

Abbildung: Login als Benutzer

1.4.14 Benutzersicht für Persönliche Nebenstellen

Sie sind jetzt als Benutzer eingeloggt. Unter dem Menüpunkt "Benutzer" finden Sie die Einstellungen für die "Persönlichen Nebenstellen" analog zu den Möglichkeiten aus der Administratorsicht.

Abbildung: Benutzersicht für Persönliche Nebenstellen

Hinweis: Jeder Benutzer erreicht seine persönlichen Nebenstellen auch über den Knopf  links oben im Menü neben dem "Logout"-Knopf .

1.4.14.1 Anruf aus dem Telefonbuch

Bei Anrufen aus dem Telefonbuch wird eine aktiven Nebenstellen des Benutzers angerufen. Bei Annahme des Anrufs an der Nebenstelle wird die Verbindung zur Zielrufnummer aufgebaut.

Abbildung: Anruf aus dem Telefonbuch

1.5 Hotseating

Hotseating ermöglicht das Arbeiten von verschiedenen Benutzern an unterschiedlichen Telefonen unter Verwendung der persönlichen Nebenstelle.

Bei Anmeldung am Telefon, wird die Tastendefinition des Telefons mit den benutzerbezogenen Tasten ersetzt. Der Benutzer ist unter seiner Rufnummer nun an diesem Telefon erreichbar. Ausgehende Telefonate senden die benutzerbezogene Absenderrufnummer mit.

Bei Logout erhält das Telefon wieder die Ursprungstastendefinition.

Die Benutzer verwenden die PIN ihrer persönlichen Nebenstelle, um sich am Telefon an- und abzumelden.

Wichtig: Die Funktion "Hotseating" wird derzeit nur von Yealink-Telefonen unterstützt.

Nachfolgende werden die Schritte erläutert, wie das Hotseating verwenet wird:

1.5.1. Legen Sie eine SIP-Nebenstelle an und Verknüpfen das Gerät per Autokonfiguration.

Abbildung: Nebenstelle als Autokonfiguration

1.5.2. Die Nebenstelle wird im Wählplan mit einer Wählplanrufnummer verknüpft.

Abbildung: Wählplanverknüpfung der Nebenstelle

1.5.3. Nach der Autokonfiguration ist in der linken oberen Ecke des Telefondisplays der SIP-Account sichtbar.

Abbildung: Telefondisplay nach Autokonfiguration

1.5.4. Definieren Sie nun Tasten für das Telefon über das Modul "Telefonvorlagen".

Abbildung: Tastendefinition für das Telefon

1.5.5. Laden Sie die Konfiguration neu. Sie finden diese Funktion unter System > Einstellungen > Hilfsprogramme.

Abbildung: Autokonfiguration neuladen

1.5.6. Danach sollten die Tasten auf Ihrem Telefondisplay erscheinen.

Abbildung: Tasten nach Autokonfiguration auf Telefondisplay

Damit ist die klassische Autokonfiguration für das Telefon abgeschlossen.

Als Nächstes wird die Konfiguration des Benutzers und seiner persönlichen Nebenstelle durchgeführt.

1.5.7. Legen Sie einen neuen Benutzer an und ordnen Sie das oben definierte Telefon zu.

Abbildung: Neuen Benutzer anlegen

1.5.8. Nachdem der Benutzer angelegt wurde finden Sie die PIN für seine persönliche Nebenstelle in den Einstellungen des Benutzers.

Diese PIN wird für den späteren Anmelde- und Abmeldevorgang verwendet.

Abbildung: Benutzer-PIN für die persönliche Nebenstelle

1.5.9. Nun ersetzen Sie die SIP-Nebenstelle im Wählplan (Beispiel Wählplanrufnummer 10) mit der persönlichen Nebenstelle des Benutzers.

Abbildung: Verwendung der pers. Nebenstelle anstatt der SIP-Nebenstelle

1.5.10. Definieren Sie nun die Tasten für den Benutzer im Modul "Telefon-Vorlagen". Persönliche Nebenstelle der Benutzer sind mit dem Präfix "PN" gekennzeichnet.

Abbildung: Tastendefinition für den Benutzer

1.5.11. Die Login- und Logoutfunktion wird über das Menü: Persönliche Nebenstellen durchgeführt.

Dieses Menü muss im Wählplan mit einer Wählplanrufnummer verknüpft werden.

Dazu erstellen Sie im Wählplan eine neue Rufnummer (z.B. 999) und weisen das Menü: Persönliche Nebenstellen zu.

Abbildung: Neue Rufnummer für das Persönliche Nebenstellen-Menü

Abbildung: Zuweisen des Persönliche Nebenstellen-Menüs

Abbildung: Wählplan nach Zuweisung

1.5.12. Nachdem Login des Benutzers sind die Tasten des Benutzers auf das Telefon übertragen.

Abbildung: Telefondisplay nach Einloggen des Benutzers

1.5.13. Ablauf des Logins und Logouts

Der Login und Logout kann über folgende Schemata erfolgen:

• <Wählplanrufnummer für Menü:Pers. Nebenstelle> (z.B. 999): Nach Anwahl muss der Anrufer seine PIN, gefolgt von Raute, eingeben und danach die aktive Nebenstellen anhand der Position im Benutzer-Menü aktivieren.
• <Wählplanrufnummer für Menü:Pers. Nebenstelle>*<1 oder 0>(z.B. 999*1): Nach Anwahl muss der Anrufer seine PIN eingeben. Mit der nachgewählten *1 wird das aktuelle Telefon als aktive Nebenstelle aktiviert. Mit der nachgewählten *0 wird das aktuelle Telefon als aktive Nebenstelle deaktiviert.
• <Wählplanrufnummer für Menü:Pers. Nebenstelle>*<1 oder 0>*<PIN des Benutzers>(z.B. 999*1*6890): In diesem Modus können alle Parameter übergeben werden. Mit der nachgewählten *1 wird das aktuelle Telefon als aktive Nebenstelle aktiviert. Mit der nachgewählten *0 wird das aktuelle Telefon als aktive Nebenstelle deaktiviert. Setzen Sie an das Ende die *<PIN des Benutzers>. Dieser Modus kann in den Telefonvorlagen auch auf die Tasten des Telefons gelegt werden.

Bei jedem Login werden die Tasten des Benutzers auf das Telefon übertragen. Bei jedem Logout erhält das Telefon wieder seine Urspungstasten.

1.5.14. Nun können Sie die die Login-Taste definieren

Dafür hinterlegen Sie die Taste 999*1 für den Login auf der Telefonvorlage für das Telefon.

Abbildung: Erweitern der Tastendefinition des Telefons für Benutzer-Login

Damit kann direkt die Taste gedrückt und die PIN für den Login eingegeben werden.

Abbildung: Tasten auf Telefondisplay für Login des Benutzers

1.5.15. Nun können Sie die die Logout-Taste definieren

Dafür hinterlegen Sie die Taste 999*0*6320 für den Logout auf der Telefonvorlage für den Benutzer.

Abbildung: Erweitern der Tastendefinition des Benutzers für Benutzer-Logout

Abbildung: Tasten auf Telefondisplay für Logout des Benutzers

Das selbe Schema können Sie für alle weiteren Benutzer verwenden.

1.6 Besetztzeichen bei besetzt

Das Modul "Besetztzeichen bei besetzt" erzeugt ein Besetztzeichen bei Anruf auf eine Nebenstelle oder Rufgruppe, wenn alle angerufenen Teilnehmer besetzt sind. Dieses Modul wird im Wählplan einer Sequenz zugeordnet.

Erweitern Sie eine bestehende Sequenz im Wählplan durch Drücken des .

Abbildung: Sequenz in Wählplan erweitern

Wählen Sie in der Modulübersicht das Modul "Besetztzeichen bei besetzt" aus und klicken auf Absenden.

Abbildung: Modul auswählen

Das Modul "Besetztzeichen bei besetzt" erscheint in der Wählplan-Übersicht unter der Nebenstelle "Test1" bei der Wählplanrufnummer "1".

Ist die Nebenstelle "Test1" im Gespräch, erhält ein weiterer Anrufer auf diese Nebenstelle ein Besetztzeichen.

Abbildung: Übersicht im Wählplan

1.7 Rückruf bei besetzt

Die Funktion "Rückruf bei besetzt" ermöglicht einen automatisierten Rückruf, wenn bei einem Anruf der angerufene Teilnehmer besetzt ist. Ein "Rückruf bei besetzt" lässt sich bei internen und externen Anrufen einrichten.

Erhalten Sie nach einer Anwahl auf eine interne oder externe Rufnummer ein Besetztzeichen, können Sie durch eine Rufnummer im Wählplan den Rückruf zu aktvieren. Die Telefonanlage stellt Ihnen einen Anruf zu, sobald der Gesprächsteilnehmer frei ist. Wenn Sie den Anruf annehmen, wird das Gespräch eröffnet.

Der Rückruf kann mit einer 2. Wählplanrufnummer wieder deaktiviert werden. Nachfolgend wird die Einrichtung beschrieben:

Legen Sie für die Aktivierungsfunktion des Rückrufes eine Wählplanrufnummer an (Bsp:50).

Abbildung: 1. Wählplanrufnummer anlegen

Fügen Sie über  für die Wählplanrufnummer 50 ein Objekt hinzu.

Abbildung: Hinzufügen

Wählen Sie in den verfügbaren Objekten die Funktion "Rbb. aktivieren".

Abbildung: "Rückruf bei besetzt aktivieren" auswählen und Absenden

Erstellen Sie eine weitere Wählplanrufnummer für die Deaktivierungsfunktion des Rückrufes (Beispiel:51).

Abbildung: 2. Wählplanrufnummer anlegen

Fügen Sie über  für die Wählplanrufnummer 51 ein Objekt hinzu.

Abbildung: Hinzufügen

Wählen Sie in den verfügbaren Objekten die Funktion "Rbb. deaktivieren".

Abbildung: "Rückruf bei besetzt deaktivieren" auswählen und Absenden

In der Wählplanübersicht sind die zugewiesenen Rufnummern und Objekte zu sehen.

Abbildung: Rückruf bei besetzt im Wählplan

Durch Eingabe der 50 nach einem besetzten Anruf, wird der Rückruf eingerichtet. Durch Eingabe der 51 kann die Rückruffunktion wieder deaktiviert werden.

1.8 Faxkonfiguration mit einem Hylafax-Client und qualifiziertem Sendebericht

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Faxkonfiguration mit einem Hylafax-Client und qualifiziertem Sendebericht durchführen.

1.8.1 Fax-Konfiguration

Loggen Sie sich in das webinterface der Telefonanlage ein und navigieren zum Menüpunkt "Endgeräte" > "Fax".

Abbildung: Fax-Modul

Klicken Sie nun auf "Neues Fax", geben Ihre Daten ein und wählen "Absenden". Die Felder Fax-Benutzer und Fax-Benutzerpasswort werden für die Anmeldung des Hylafax-Clienten benötigt.

Abbildung: Neues Fax erstellen

1.8.2 Email-Konfiguration

Damit Ihr System eine Email versenden kann, muss ein Email-Account bei einem Provider eingerichtet sein. Bei diesem bekommen Sie eine Emailadresse und den Namen des Emailservers inklusive Port, unter welchem dieser zu erreichen ist. Wie im Beispiel zu sehen, tragen Sie bitte dementsprechend die Account-Daten ein. Mit einem Klick auf 'Absenden' bestätigen Sie Ihre Eingaben und übernehmen Sie die Konfiguration.